Kinerja karyawan dapat mempengaruhi kesuksesan bisnis. Untuk itu, performance appraisal, penilaian kinerja, atau performance evaluation adalah alat yang penting untuk menjembatani pencapaian individu dengan tujuan perusahaan.
Performance appraisal tidak hanya bertujuan untuk mengukur kinerja saja, tapi juga memberikan wawasan tentang potensi para karyawan.
Di sini, kita akan mengupas tentang apa itu performance appraisal, beragam manfaatnya, hingga cara melakukannya. Sehingga, kamu bisa memanfaatkannya untuk meningkatkan performa karyawan.
Apa itu Performance Appraisal?
Performance appraisal adalah proses sistematis untuk mengukur, mengevaluasi, dan menganalisis kinerja karyawan di suatu perusahaan.
Tujuan utama performance appraisal adalah untuk menilai seberapa jauh karyawan telah mencapai target, tujuan, dan standar yang telah ditetapkan perusahaan. Dengan begitu, tim HR bisa memberikan feedback agar karyawan dapat meningkatkan kinerja mereka.
Saat melakukan performance appraisal, ada beberapa aspek yang biasanya dinilai untuk mengevaluasi kinerja karyawan secara menyeluruh. Walau begitu, bobot dari aspek-aspek ini dapat bervariasi tergantung pada jenis pekerjaan, industri, dan tujuan penilaiannya.
Berikut adalah beberapa hal yang umumnya dinilai dalam performance appraisal:
- Hasil Kerja – Ini meliputi pencapaian target, produktivitas, kualitas pekerjaan, dan hasil konkrit lainnya yang diharapkan dari karyawan.
- Skill – Hal ini meliputi keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan teknis yang relevan dengan pekerjaan.
- Inisiatif – Pengakuan terhadap inisiatif karyawan, seperti memberikan ide-ide baru, dan berkontribusi pada inovasi di dalam perusahaan.
- Kerjasama – Bagaimana karyawan berkontribusi dalam tim, cara mereka berkolaborasi, etika profesi yang mereka miliki, dan sejauh mana mereka membangun hubungan kerja yang baik.
- Pengembangan Diri – Penilaian terhadap kemauan karyawan untuk belajar, mengembangkan keterampilan baru, serta mengambil tanggung jawab yang lebih besar.
- Adaptabilitas – Kemampuan karyawan untuk beradaptasi dengan perubahan dalam tugas, peran, atau dunia kerja.
Penilaian kinerja yang efektif harus mempertimbangkan berbagai aspek tersebut. Sehingga tim HR bisa mendapatkan gambaran menyeluruh tentang kontribusi dan perkembangan masing-masing karyawan.
Manfaat Performance Appraisal
Mungkin kamu masih penasaran, seberapa penting sih performance appraisal? Kenapa banyak perusahaan yang melakukannya?
Berikut adalah beberapa alasan mengapa performance appraisal sangat penting bagi keberlangsungan sebuah bisnis:
- Memperjelas Performa Individu – Performance appraisal dapat menunjukkan seberapa jauh karyawan telah mencapai tujuan, harapan, dan standar kerja yang ditetapkan.
- Mengundang Feedback Konstruktif – Karyawan dapat menerima feedback langsung dari atasan mengenai performa mereka. Masukan ini bisa membantu mereka mengenali kekuatan dan kelemahan mereka.
- Menumbuhkan Karir Karyawan – Nilai performance appraisal dapat dijadikan pertimbangan untuk mempromosikan karyawan. Dengan begitu, karyawan yang memiliki catatan kinerja baik bisa berpeluang lebih besar untuk naik jabatan.
- Meningkatkan Motivasi Karyawan – Pengakuan atas prestasi dapat memotivasi karyawan. Sebab, ketika kinerjanya diakui dan dihargai, karyawan cenderung lebih termotivasi untuk bekerja dengan baik.
- Meningkatkan Produktivitas Karyawan – Dengan mengidentifikasi dan menilai performa karyawan, perusahaan bisa mengembangkan skill karyawan, yang pada akhirnya akan berdampak positif pada produktivitas bisnis secara keseluruhan.
- Mengukur Progres Visi – Hasil performance appraisal dapat menjelaskan bagaimana karyawan secara kolektif mencapai tujuan organisasi. Sehingga, manajemen bisa mengukur efektivitas strategi dan kebijakan yang diterapkan.
- Memperjelas Posisi Karyawan – Performance appraisal membantu memastikan bahwa karyawan memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan jelas. Ini mencegah kebingungan dan ketidakpastian dalam tugas-tugas yang harus diemban.
- Meningkatkan Transparansi di Perusahaan – Proses penilaian kinerja yang terstruktur dapat memastikan keadilan dalam pemberian penghargaan dan pengakuan pada tiap karyawan.
Riset juga menunjukkan bahwa perusahaan yang mengelola kinerja karyawannya dengan baik rata-rata memiliki daya saing 24% lebih tinggi dibanding kompetitornya.
Intinya, manfaat performance appraisal adalah untuk membantu perusahaan dalam mengukur dan mengoptimalkan kinerja karyawan, memotivasi pertumbuhan tiap individu, serta mencapai tujuan bisnis.
Jenis Performance Appraisal
Sebelum mengetahui cara melakukan performance appraisal, kamu harus tahu terlebih dulu berbagai jenis performance appraisal yang umumnya digunakan di perusahaan. Berikut di antaranya:
1. Penilaian Berbasis Hasil (Result-Based Appraisal)
Jenis penilaian yang satu ini berfokus pada pencapaian yang telah diraih oleh karyawan, seperti target penjualan, produksi, atau proyek yang diselesaikan.
Penilaiannya biasanya diukur berdasarkan kuantitas dan kualitas hasil yang dapat didapat. Alat yang umumnya digunakan adalah Key Performance Indicators (KPIs), di mana karyawan dinilai berdasarkan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Penilaian Berbasis Kompetensi (Competency-Based Appraisal)
Penilaian ini berfokus pada evaluasi keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan.
Contoh performance appraisal-nya yaitu, penilaian atas kemampuan teknis dan perilaku yang relevan dengan pekerjaan. Tim HR juga bisa menilai kemampuan komunikasi, kepemimpinan, inisiatif, dan kerjasama karyawan di dalam tim.
3. Penilaian 360 Derajat (360-Degree Appraisal)
Penilaian ini melibatkan feedback dari berbagai pihak yang berinteraksi secara langsung dengan karyawan, seperti atasan, rekan kerja, bawahan, dan bahkan diri sendiri (self-assessment).
Tujuan dari penilaian ini adalah untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang kinerja karyawan dan kualitas hubungan kerja mereka dengan berbagai pihak.
Contohnya, sebuah riset di PT. Pertamina menunjukkan bahwa metode ini berhasil membantu perusahaan untuk menemukan potensi karyawan berdasarkan keahliannya.
4. Penilaian Berbasis Perilaku (Behaviorally Anchored Rating Scales – BARS)
Metode ini menggunakan contoh perilaku sebagai dasar penilaian. Kriteria penilaiannya akan dihubungkan dengan tingkat kinerja tertentu.
Contohnya, untuk penilaian tentang manajemen waktu, tim HR bisa menentukan nilainya mulai dari “Sangat Tidak Bagus” ke “Sangat Bagus”. Jadi, jika seorang karyawan tidak memiliki manajemen waktu yang baik, nilainya bisa saja “Tidak Bagus” atau “Sangat Tidak Bagus”.
Metode ini bisa membantu tim HR untuk menghindari penilaian yang bersifat subjektif. Selain itu, framework penilaiannya juga jadi lebih jelas.
5. Penilaian Berbasis Tugas (Task-Based Appraisal)
Metode penilaian ini akan mengukur performa karyawan berdasarkan tugas atau proyek tertentu yang mereka tangani.
Dengan kata lain, karyawan dievaluasi berdasarkan cara mereka mengelola tugasnya, hasil yang berhasil mereka dapat, hingga kontribusi tugasnya terhadap pencapaian tim dan perusahaan.
6. Penilaian Berbasis Ranking (Forced Ranking)
Dalam metode ini, karyawan dikelompokkan ke dalam kategori tertentu berdasarkan pencapaian kinerja mereka, dan distribusi ini sering kali mengikuti pola tertentu, seperti “top”, “middle”, dan “bottom”.
Contohnya, karyawan yang masuk ke ranking 1 sampai 5 dianggap sebagai top performers, peringkat 6 sampai 15 dianggap sebagai middle performers, dan peringkat 16 hingga 25 dianggap sebagai bottom performers.
Meskipun metode ini dapat membantu membedakan karyawan yang kinerjanya bagus dan butuh perbaikan, tapi metode ini juga dapat menimbulkan ketidakpuasan di antara karyawan dan juga persepsi ketidakadilan jika tidak diimplementasikan secara hati-hati.
Baca juga: Apa itu Quiet Quitting?
Cara Melakukan Performance Appraisal
Sekarang, mari kita masuk ke pembahasan utamanya, yaitu cara melakukan performance appraisal. Untuk menjalankannya dengan tepat, kamu bisa ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Tetapkan Tujuan dan Standar Kinerja
Pertama-tama identifikasi terlebih dulu tujuan yang ingin dicapai oleh karyawan dalam jangka waktu tertentu.
Contohnya, seorang karyawan di departemen sales memiliki goal untuk meningkatkan penjualan produk sebesar 15% dalam enam bulan ke depan.
Setelah itu, tetapkan standar kinerja yang jelas untuk mengukur pencapaian tujuan tersebut.
Pastikan tujuan dan standar ini dapat diukur secara realistis.
2. Kumpulkan Data Kinerja Karyawan
Data performa karyawan harus dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti laporan kerja, hasil proyek, catatan pertemuan, dan umpan balik dari rekan kerja.
Pastikan data yang dikumpulkan akurat, relevan, dan mencakup periode penilaian yang ditetapkan.
Contohnya, misalkan karyawan sales mengumpulkan data tentang jumlah penjualan bulanan, presentasi penjualan yang telah dilakukan, serta feedback dari pelanggan.
3. Analisis Kinerja Karyawan
Setelah data terkait performa dikumpulkan, bandingkan datanya dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan.
Pastikan kamu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Lalu, pertimbangkan juga faktor eksternal yang mungkin mempengaruhi kinerja, seperti perubahan tugas atau situasi.
Contohnya, setelah membandingkan data penjualan dengan target yang telah ditetapkan, karyawan sales menemukan bahwa ia telah mencapai target penjualan di tiga dari enam bulan dan perlu meningkatkan upayanya di bulan-bulan yang tersisa.
4. Gunakan Metode Performance Appraisal yang Tepat
Di tahap ini, kamu bisa menggunakan metode penilaian yang telah ditetapkan, seperti skala penilaian berbasis hasil, BARS, atau penilaian berbasis kompetensi.
Nantinya. kinerja karyawan akan dinilai berdasarkan data yang ada dan analisis yang telah dilakukan.
Contohnya, berdasarkan analisis kinerja BARS, seorang karyawan sales diberikan penilaian “Baik” karena mencapai target di beberapa bulan dan memperlihatkan komitmen untuk meningkatkan kinerja di bulan-bulan mendatang.
5. Berikan Umpan Balik
Jangan lupa untuk memberikan feedback dengan jelas, terstruktur, dan konstruktif, serta fokus pada pencapaian positif dan area perbaikan yang spesifik.
Untuk mendukung masukan yang diberikan, kamu bisa memberikan contoh konkret. Selain itu, kamu juga bisa memerikan kesempatan bagi karyawan untuk berbicara dan berbagi pandangan mereka.
Contohnya, misalkan kamu memberikan umpan balik seperti ini ke karyawan sales: “Anda telah mencapai target penjualan dengan baik, tapi ke depannya masih perlu mengoptimalkan kegiatan pemasaran agar bisa mencapai target secara konsisten.”
6. Gunakan Form Performance Appraisal
Catat hasil penilaian, feedback, dan juga rencana pengembangan karyawan di dalam form performance appraisal. Form ini akan menjadi acuan di masa mendatang sekaligus memastikan transparansi dalam proses penilaian.
Umumnya, form performance appraisal berisi informasi berikut:
- Informasi pribadi karyawan.
- Tujuan kinerja yang telah ditetapkan.
- Ringkasan penilaian kinerja dan skor yang diberikan.
- Umpan balik dan diskusi yang dilakukan.
- Rencana pengembangan dan tindak lanjut.
Untuk mempermudah pemahaman mengenai form performance appraisal, berikut adalah template contoh appraisal karyawan sederhana:
[Header Organisasi]
Formulir Penilaian Kinerja
Informasi Karyawan
– Nama: ______________________________
– Posisi: ______________________________
– Departemen: _________________________
– Tanggal Penilaian: _____________________
Tujuan Karyawan:
1. Tujuan:[Tulis tujuan kinerja yang telah ditetapkan untuk karyawan ini.]
– [Tuliskan tujuan spesifik yang ingin dicapai oleh karyawan. Contohnya seperti “Meningkatkan produktivitas tim sebesar 15% dalam 6 bulan”.]
2. Hasil: [Tuliskan hasil kinerja karyawan terhadap tujuannya.]
– [Tuliskan hasil yang dicapai karyawan, seperti angka penjualan, progres proyek, dll.]
Analisis dan Evaluasi Kinerja:
– [Berikan analisis tentang kinerja karyawan berdasarkan pencapaian tujuan, kualitas pekerjaan, dan kontribusi.]
Penilaian Kinerja:
– Skala Penilaian: [Beri skala penilaian yang digunakan, misalnya “Sangat Buruk” hingga “Sangat Baik”.]
– Kriteria Penilaian: [Tuliskan kriteria yang dinilai, seperti produktivitas, keterampilan interpersonal, ketepatan waktu, dll.]
– Penilaian untuk Setiap Kriteria: [Beri penilaian numerik atau deskriptif untuk setiap kriteria.]
Umpan Balik dan Diskusi:
– Pencapaian Positif: [Umpan balik positif yang diberikan oleh atasan.]
– [Berikan contoh konkrit pencapaian yang diapresiasi.]
– Area Perbaikan: [Umpan balik mengenai area perbaikan yang perlu ditingkatkan.]
– [Tuliskan saran konstruktif untuk perbaikan.]
Rencana Pengembangan:
– Area Perbaikan: [Tuliskan area yang perlu ditingkatkan oleh karyawan.]
– Tindakan Pengembangan: [Deskripsikan langkah-langkah yang akan diambil untuk mengembangkan karyawan dalam area tersebut.]
Tindak Lanjut:
– Pertemuan Berikutnya: [Tentukan tanggal dan waktu pertemuan berikutnya untuk mengevaluasi perkembangan karyawan.]
Pengambilan Keputusan Kompensasi:
– [Jika dibutuhkan, berikan catatan mengenai keputusan kompensasi yang diambil berdasarkan penilaian kinerja.]
Tanda Tangan:
– Karyawan: ___________________________
– Atasan: _____________________________
Tanggal: ____________________________
[Footer Organisasi]
Pastikan kamu menyesuaikan elemen-elemen di dalam template ini dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan. Sehingga, kamu punya struktur yang jelas untuk menilai kinerja karyawan.
7. Ambil Keputusan Terkait Kompensasi
Kamu bisa menggunakan hasil performance appraisal untuk mendukung keputusan terkait kompensasi, seperti kenaikan gaji atau bonus.
Jangan lupa untuk mempertimbangkan kontribusi karyawan ke bisnis secara keseluruhan, pengalamannya, serta skill yang dimiliki oleh karyawannya juga.
Contohnya, berdasarkan performa karyawan sales selama setahun terakhir, tingkat penjualan rutin mengalami kenaikan setiap bulannya. Oleh karena itu, kamu pun memutuskan untuk menaikkan gaji karyawan sales sebesar 20%.
Sudah Siap Melakukan Performance Appraisal?
Performance appraisal adalah metode yang digunakan untuk mengukur kinerja karyawan. Tujuannya agar perusahaan tahu apakah karyawan sudah mencapai level kinerja yang ditetapkan atau belum. Sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai dengan sukses.
Ada berbagai metode performance appraisal yang bisa kamu pilih. Mulai dari penilaian berbasis hasil, penilaian 360 derajat, penilaian berbasis perilaku, hingga penilaian berbasis ranking.
Bila kamu ingin meningkatkan performa karyawan, kamu bisa meningkatkan skill mereka. Salah satu cara yang bisa kamu coba adalah dengan mengikuti program corporate training yang berkualitas!
Bitlabs menyediakan kelas training yang akan membantu karyawanmu menjadi ahli data yang lebih mumpuni. Materinya up-to-date dengan perkembangan dunia kerja dan kelasnya pun cocok untuk karyawan di segala level.
Ingin tahu lebih dalam tentang program ini? Yuk klik banner di bawah!
